경산흥신소·경산탐정사무소 업무를 개인 연락처로 주고받았다면 기록은 어떻게 정리할까요?

01개인 번호로 일한 기록이 왜 문제가 되기 쉬운가요?

경산에서도 소규모 사업장에서는 회사 단체방보다 담당자 개인 번호로 업무 지시와 보고를 주고받는 일이 흔합니다. 평소에는 편리하지만 퇴사나 분쟁이 생기면 어디까지가 회사 업무였고 어디부터 사적인 대화였는지가 한꺼번에 뒤섞여 있다는 사실이 드러납니다.

문제는 두 가지입니다. 하나는 업무 지시의 증거가 개인 기기에만 남아 있어 나중에 회사가 그것을 인정하지 않을 수 있다는 점이고, 다른 하나는 업무와 무관한 개인 대화까지 함께 제출하게 되어 불필요한 노출이 생긴다는 점입니다.

그래서 이 질문에 대한 결론은 간단합니다. 정리는 하되, 필요한 부분만 가려내고 나머지는 건드리지 않는 방식으로 하자는 것입니다.

이 문제는 의뢰인이 잘못했다는 이야기가 아닙니다. 많은 직장에서 개인 연락처를 업무에 쓰는 일이 관행처럼 자리 잡았기 때문에, 그 관행이 문제가 되는 순간에야 비로소 기록의 소재가 어디에 있는지 돌아보게 되는 것이 일반적입니다.

02상담에서는 어떻게 가려내는 작업을 시작하나요?

첫 단계는 기간과 상대를 정하는 것입니다. 언제부터 언제까지, 어떤 상급자나 동료와의 대화를 대상으로 하는지를 먼저 적습니다. 범위가 넓으면 정리 시간이 길어지고 불필요한 정보가 섞이기 때문입니다.

두 번째 단계는 의뢰인이 직접 화면을 보여 주시는 방식으로 진행됩니다. 의뢰인의 기기에서 대화 내용을 의뢰인이 직접 열어 업무 지시, 보고, 승인, 일정 변경에 해당하는 부분을 표시하고, 저희는 그 표시된 부분만 날짜순 목록으로 옮깁니다. 저희가 의뢰인의 계정에 대신 접속하거나 상대 기기를 열어 보는 일은 하지 않습니다.

세 번째 단계는 업무와 사적 대화가 한 문장 안에 섞인 부분을 어떻게 처리할지 정하는 일입니다. 그런 문장은 업무 부분만 인용할지, 아예 제외할지를 의뢰인이 정합니다. 타인의 사생활이 드러나는 내용은 가급적 목록에서 빼도록 권합니다.

마지막으로 사진이나 파일이 오간 경우에는 파일 이름과 전송 시각만 기록하고, 파일 자체를 어디에 보관할지는 따로 정합니다. 이 모든 작업은 대구지방법원 관할의 영천, 칠곡, 청도 등 이웃 지역과 상관없이 같은 방식으로 진행되며, 소송 가능성은 전문가와 별도로 상담해 보셔야 합니다.

정리 작업 중에 오래된 대화가 일부 사라진 것을 발견하더라도 복구를 약속드릴 수는 없습니다. 삭제된 내용을 되살리는 일은 저희 업무가 아니며, 남아 있는 기록의 범위 안에서만 정리한다는 점을 미리 이해해 주시기 바랍니다.

03합의해 둘 범위와 서면에는 무엇을 적나요?

의뢰서에는 정리 대상 기간, 대화 상대, 분류 기준(지시, 보고, 승인, 일정)을 적습니다. 그리고 정리된 목록이 어디에 쓰일 수 있는지도 가능한 한 구체적으로 적는 것이 좋습니다. 내부 정리용인지, 인사 담당자에게 설명하는 용도인지, 외부 절차에 쓸 가능성이 있는지에 따라 보관 기준이 달라집니다.

또한 하지 않는 일도 명시합니다. 상대방의 대화방을 확보하거나 삭제된 대화를 복구하기 위해 기기를 해킹하는 일, 회사 서버에 접속하는 일, 상대의 개인 정보를 모으는 일은 하지 않습니다. 이 항목이 서면에 들어 있어야 의뢰인과 저희 사이에 기대 차이가 생기지 않습니다.

마지막으로 정리가 끝난 뒤 원본 대화를 어떻게 처리할지도 정합니다. 휴대전화 교체나 앱 재설치로 대화가 사라지기 전에 백업을 해 두는 것이 가장 안전하다는 점은 꼭 알려 드립니다.

04정리 결과를 받을 때 무엇을 확인해야 하나요?

목록에서 가장 먼저 볼 것은 인용된 문장이 원문과 일치하는지입니다. 요약하는 과정에서 표현이 바뀌었다면 그대로 사용하기 어렵습니다. 그래서 원문 인용과 저희의 설명 문장이 서로 구분되어 있는지 확인하시면 좋습니다.

그리고 의도적으로 제외한 대화가 어떤 종류였는지도 설명을 받으십시오. 사적인 대화라서 뺐는지, 업무와 무관해서 뺐는지에 따라 목록의 의미가 달라지기 때문입니다.

이 정리가 곧 업무 지시의 증명이 된다고 장담할 수는 없습니다. 기록의 효력은 사건별로 달라지며, 판단은 별도의 절차에서 이루어집니다.

정리를 마친 뒤에는 앞으로의 연락 방식을 바꾸는 일도 함께 고민해 보시기 바랍니다. 업무 지시는 회사가 관리하는 채널로 옮기고, 개인 연락처에는 사적인 대화만 남기는 식으로 나누어 두면 같은 문제가 되풀이되지 않습니다. 이 부분은 저희가 대신 정해 드릴 수는 없지만 상담 중에 사례를 들어 설명드릴 수 있습니다.