용인흥신소·용인탐정사무소 기밀이 담긴 회사 자료, 목록만 먼저 설명해도 될까요?

01왜 자료를 통째로 내보이기가 망설여질까요?

회사 자료에는 거래 단가, 고객 명단, 설계 도면, 내부 메신저 대화처럼 밖으로 나가면 곤란한 정보가 섞여 있기 마련입니다. 그래서 상담을 받고 싶어도 일단 USB나 메일 첨부로 보내야 하는지부터 걱정하게 됩니다. 결론부터 말씀드리면 첫 상담에서 원본을 건넬 필요는 없습니다. 어떤 문제를 확인하고 싶은지와 자료의 겉모양만 알려 주시면 업무 범위를 가늠할 수 있습니다.

또 하나 짚어 둘 점이 있습니다. 목록 설명이라고 해서 파일명을 그대로 읽어 주실 필요도 없습니다. 파일명 자체에 거래처 이름이나 금액이 들어 있는 경우가 흔하기 때문입니다. 이럴 때는 ‘견적 관련 문서 열두 건’, ‘퇴사 전 한 달간의 내부 보고 메일’처럼 묶음 단위로 이름을 붙여 말씀하시면 됩니다. 이렇게 하면 상담하는 쪽은 분량과 성격을 알 수 있고, 의뢰인은 세부 내용을 지킬 수 있습니다.

실제 상담에서는 이런 경우가 많습니다. 퇴사한 직원이 가져간 것으로 보이는 자료가 있는데, 어떤 파일인지 설명하려면 결국 그 파일의 내용을 말해야 하는 것 아니냐고 걱정하시는 경우입니다. 그럴 때도 ‘고객 관련 파일 일부’, ‘제품 사양 초안 몇 건’ 정도의 큰 이름만으로 시작합니다. 구체적인 항목은 계약이 맺어지고 비밀 유지 조건이 정해진 다음 단계에서 필요한 만큼만 다룹니다.

02상담에서는 목록을 어떤 차례로 말씀하시면 되나요?

순서는 대체로 다섯 가지입니다. 첫째, 확인하려는 사실이 무엇인지 한 문장으로 말합니다. 둘째, 관련 자료를 종류별로 나누어 묶음 이름을 붙입니다. 셋째, 묶음마다 작성 시기와 작성한 사람의 직책만 알립니다. 넷째, 회사 서버인지 개인 기기인지 종이 문서인지 보관 방식을 알립니다. 다섯째, 외부 반출이 금지된 묶음이 어느 것인지 표시합니다.

다섯째 항목이 특히 중요합니다. 사내 규정이나 계약상 반출이 막힌 자료는 저희가 받아서도 안 되고 의뢰인이 넘겨서도 안 됩니다. 그런 자료는 존재 사실과 위치만 기록하고, 필요하다면 회사 안의 법무 담당이나 외부 전문가가 열람 절차를 밟도록 안내합니다. 반출 가능 여부가 애매하다면 그 판단을 상담 자리에서 미루고 먼저 사내 확인부터 받아 오시라고 권합니다.

목록을 말씀하실 때 한 가지 더 신경 쓰실 부분은 ‘누가 이 목록을 볼 수 있는가’입니다. 상담 자리에 동석하는 직원이나 가족이 있다면 그분들에게도 내용이 전해진다는 뜻이기 때문입니다. 회사 안에서도 알아도 되는 사람이 따로 정해져 있다면 그 범위를 처음에 말씀해 주십시오. 저희도 기록을 공유하는 사람의 수를 최소로 유지하겠습니다.

03비밀 유지와 업무 범위는 어떻게 문서로 남겨 두나요?

목록을 넘기기 전에 서면으로 정해 둘 것이 있습니다. 비밀 유지 조항을 계약서 안에 넣을지 별도 확약서로 둘지, 받은 자료를 업무가 끝나면 돌려줄지 폐기할지, 사본을 만들 수 있는지 여부입니다. 저희는 의뢰받은 목적 밖으로 자료를 쓰지 않고, 필요한 만큼만 받으며, 종료 후의 처리 방법을 계약서에 적는 방식을 따릅니다.

업무 범위도 같은 문서에 적습니다. 예를 들어 ‘내부 자료의 유출 경로를 의뢰인이 제공한 목록 범위에서 정리한다’처럼 쓰면 됩니다. 다른 직원의 사내 계정에 접속하거나 통신 내용을 열어 보는 일은 저희가 하지 않습니다. 그런 확인이 필요한 상황이라면 수사기관이나 법원 절차가 먼저입니다. 이 선을 계약서에 미리 적어 두면 나중에 서로 오해가 생기지 않습니다.

비밀 유지 약속은 서로에게 해당합니다. 저희가 받은 목록과 설명을 다른 의뢰나 홍보에 쓰지 않는다는 점은 물론, 의뢰인도 저희와 나눈 상담 내용을 상대방에게 전달해 불필요한 마찰을 만들지 않도록 주의해 주십시오. 서로의 약속을 서면 한 장에 모아 두면 계약이 끝난 뒤에도 기준이 남아 있어 편합니다.

04작업이 끝난 뒤에는 자료와 결과를 어떻게 돌려받나요?

작업이 끝나면 세 가지를 확인받으셔야 합니다. 저희가 보관했던 자료 목록과 돌려드린 목록이 일치하는지, 폐기하기로 한 사본이 실제로 삭제되었다는 기록이 있는지, 보고서 안에 기밀 내용이 불필요하게 옮겨 적히지는 않았는지입니다. 보고서는 필요한 사실만 담고 원문 인용은 최소로 하는 형식을 권합니다.

용인에 있는 회사의 분쟁이 법정으로 이어진다면 수원지방법원, 곧 수원·오산·화성과 같은 관할 안에서 다뤄질 가능성이 있습니다. 다만 실제 관할은 당사자 주소와 사건의 성격에 따라 달라지므로, 소송 가능성이 있다면 보고서를 만들기 전에 법적 판단은 전문가와 따로 상담하시길 권합니다. 결과가 소송에서 어떻게 평가받을지는 저희가 장담할 수 없는 영역입니다.