영천흥신소·영천탐정사무소 의뢰가 끝난 뒤 자료 보관 기간은 어떻게 물어보나요?

01보관 기간을 물을 때 먼저 구분해야 할 것은 무엇인가요?

가장 먼저 나눌 것은 누구의 자료인가입니다. 의뢰인이 맡긴 사진, 문서, 저장매체는 의뢰인 소유의 자료이고 업체는 일을 위해 잠시 보관하는 입장입니다. 반면 업체가 일하면서 만든 메모와 보고서의 원고는 업체의 업무 기록이며, 정산 관련 서류는 세무와 회계 때문에 따로 보관해야 하는 서류입니다. 이 세 덩어리를 한꺼번에 '자료'라고 부르면 질문도 답도 뭉뚱그려집니다.

그래서 '자료를 얼마 동안 보관하나요'가 아니라 '맡긴 원본은 언제까지 보관하고 언제 돌려주나요', '보고서 사본은 업체에 남나요', '정산 서류는 얼마나 보관하나요'처럼 세 가지로 나눠 물으십시오. 각각의 기간이 다르다는 답이 나오는 것은 정상입니다. 다만 각 자료의 보관 근거를 설명하지 못한다면 한 번 더 물어볼 이유가 됩니다.

02상담에서는 보관과 관련해 어떤 순서로 확인하나요?

저희는 계약 전에 보관 항목을 차례로 읽어 드립니다. 일을 마치면 의뢰인 자료는 반환하거나 삭제하는지, 보고서는 의뢰인에게만 전달하고 업체에는 남기지 않는지, 남긴다면 얼마나 어디에 보관하는지를 구분해 설명합니다. 개인정보 보호법은 목적을 이룬 개인정보를 지체 없이 파기하도록 하되 다른 법령에 따라 보존해야 하는 경우를 예외로 두고 있습니다. 어떤 자료가 예외에 해당하는지는 상황에 따라 달라서 사례별로 설명드립니다.

영천은 경산, 칠곡, 청도와 함께 대구지방법원 관할로 묶여 안내됩니다. 분쟁 가능성이 있어 업체에 기록을 일정 기간 남겨 달라고 요청하는 분도 있고, 반대로 가능한 한 빨리 지워 달라는 분도 있습니다. 두 가지 모두 의뢰인의 선택이 될 수 있으니 상담 때 어느 쪽을 원하는지 먼저 말씀해 주십시오. 어느 쪽이 유리한지는 사건에 따라 달라 전문가와 상담해 보시기를 권합니다.

또 하나 알아 둘 점은 보관 장소입니다. 같은 자료라도 업체의 사무 공간에 두는지, 전자 저장소에 두는지, 외부 서비스에 맡기는지에 따라 위험이 달라집니다. 외부 서비스를 쓴다면 그 사실을 의뢰인이 알고 있어야 하므로 상담 때 어디에 저장하는지, 접근할 수 있는 사람이 누구인지를 함께 물어보십시오. 답이 구체적일수록 자료 관리가 체계적이라고 볼 수 있습니다.

03보관 약속은 계약서에 어떤 문장으로 남기면 되나요?

계약서에는 자료별로 한 줄씩 적는 방식이 가장 알아보기 쉽습니다. 예컨대 '의뢰인이 맡긴 원본은 의뢰 종료 후 ○일 이내에 반환한다', '업체가 작성한 보고서의 사본은 ○개월 동안 보관하고 그 뒤 파기한다', '정산 서류는 관련 법령이 정한 기간 동안 보관한다' 같은 문장입니다. 기간의 숫자는 업체와 의뢰인이 합의하여 채웁니다. 숫자를 비워 둔 채 서명하면 나중에 서로 다른 숫자를 기억하게 됩니다.

연장과 단축에 대한 규정도 짚어 두십시오. 의뢰인이 보관을 더 길게 원할 때 추가 비용이 있는지, 일찍 지워 달라고 하면 언제까지 지우는지가 정해져 있어야 합니다. 보관 중에 업체가 문을 닫거나 담당자가 바뀌는 경우 자료가 어떻게 되는지도 한 번 물어볼 만한 항목입니다. 이런 질문에 구체적으로 답하는 곳이라면 자료를 소중하게 다루는 곳이라고 볼 수 있습니다.

04기간이 지난 뒤에는 어떤 확인을 받아야 하나요?

약속한 기간이 되면 의뢰인이 먼저 물어보지 않아도 알려 주는 곳이 좋습니다. 하지만 현실에서는 의뢰인이 기한을 놓치기 쉬우므로, 달력에 반환일과 파기일을 적어 두고 그 무렵 문자로 확인하십시오. 받는 답은 '반환했다', '파기했다', '남기고 있다 그 사유는 이렇다' 중 하나여야 합니다. 어떤 답이든 날짜와 대상 자료의 이름이 함께 적힌 서면이나 문자를 받아 두십시오.

마지막으로 보관 기간이 끝났다고 해서 모든 책임이 끝나는 것은 아니라는 점도 알아 두십시오. 보고서 내용에 대한 설명 요청은 기간이 지나도 가능한지, 파기 이후에는 같은 자료를 다시 받을 수 없다는 점은 안내되었는지를 확인하는 것이 좋습니다. 저희는 어떤 결과도 장담할 수 없지만 자료를 어떻게 다루는지만큼은 투명하게 설명드리려 합니다.

의뢰인 쪽의 보관도 생각해 보십시오. 받은 보고서와 계약서, 정산 서류를 어디에 둘지, 가족이 볼 수 있는 곳은 아닌지 정하는 일입니다. 업체가 자료를 지우더라도 의뢰인 손의 자료가 그대로라면 비밀 유지는 의뢰인의 몫이 됩니다. 필요한 기간이 지나면 의뢰인도 사본을 정리하는 것이 좋으며, 법적 절차에 쓸 수 있는 기간은 전문가와 상담해 보시기 바랍니다.