나주흥신소·나주탐정사무소 일이 끝난 뒤 자료 처리 방법도 계약서에 넣어야 하나요?

01종료 후의 자료는 왜 문제가 되나요?

조사 중에 만들어지는 자료에는 의뢰인의 개인정보뿐 아니라 사건과 관련된 다른 사람의 이름이나 모습이 담길 수 있습니다. 이런 자료는 관리가 소홀하면 유출 위험이 있고, 필요 이상으로 오래 남아 있으면 그 자체가 부담이 됩니다.

또 하나는 의뢰인이 자료를 필요로 하는 시점입니다. 몇 달 뒤 분쟁이 이어져 자료가 다시 필요할 수 있는데, 그때 업체가 이미 폐기했다면 곤란해집니다. 반대로 의뢰인은 지워 달라고 했는데 계속 남아 있다면 신뢰에 문제가 생깁니다.

그래서 보관과 폐기의 기준을 시작 단계에서 합의하는 것이 서로에게 안전합니다. 사후에 요청하면 이미 늦는 일도 있습니다.

스마트폰으로 받은 사진 파일에는 촬영 시각이나 기기 정보가 함께 들어 있는 경우가 있어서, 눈에 보이는 내용만이 정보의 전부가 아닙니다. 이런 부수 정보도 개인정보와 이어질 수 있으므로 파일 단위로 어떻게 다룰지 정해 두는 것이 안전합니다. 사진을 전달받는 방식에 따라 이 정보가 남는지도 달라집니다.

의뢰인이 가장 놓치기 쉬운 부분은 자료가 이메일이나 메신저로 오갈 때 그 대화방에도 사본이 남는다는 사실입니다. 업체가 폐기해도 의뢰인의 대화방에는 자료가 그대로 있을 수 있어, 양쪽의 보관 상태를 함께 따져 보는 시각이 필요합니다.

02상담에서 어떤 항목을 하나씩 정해 두나요?

일곱 가지를 순서대로 여쭙니다. 어떤 종류의 자료가 생기는지, 의뢰인에게 어떤 형태로 전달하는지, 저희 쪽에 사본을 남기는지, 남긴다면 얼마나 보관하는지, 보관 장소는 어떻게 관리하는지, 폐기 방법과 확인 방식은 무엇인지, 그리고 의뢰인이 중간에 삭제를 요구할 수 있는지입니다.

항목이 많아 보여도 대부분 한두 문장으로 답이 정리됩니다. 예를 들어 '결과 문서는 종료 후 일정 기간 보관하고, 요청 시 삭제한 뒤 삭제 사실을 알려 드린다'는 식입니다. 기간은 사건의 성격에 따라 의뢰인과 정합니다.

전화나 문자로 먼저 이 항목들을 훑어보셔도 되고, 궁금한 점이 있으면 계약 전에 물어보시면 됩니다.

의뢰인 쪽의 준비도 필요합니다. 받은 자료를 어디에 저장해 둘지, 가족과 공유할 것인지, 클라우드에 올려도 되는지를 스스로 정해 오시면 계약 논의가 빨라집니다. 자료를 받는 순간부터는 의뢰인도 보관 책임을 지기 때문입니다. 상담 때 함께 점검해 드리겠습니다.

질문 목록 가운데 특히 중요한 것은 보관 중 접근할 수 있는 사람의 범위입니다. 담당자만 볼 수 있는지, 여러 직원이 볼 수 있는지에 따라 위험의 크기가 달라집니다. 정확한 답을 들을 수 없는 곳이라면 자료를 맡기는 일을 한 번 더 고민해 보시길 권합니다.

03계약서에는 어떤 문장으로 남기나요?

자료의 종류별로 전달 방식, 보관 기간, 폐기 방법을 표로 정리하는 방식이 읽기 쉽습니다. 표 아래에는 '의뢰인이 요청하면 보관 기간 중에도 삭제를 요청할 수 있으며, 법령상 보관이 필요한 경우는 예외로 한다'는 문장을 넣는 것을 권합니다.

제3자의 개인정보가 포함된 자료는 의뢰 목적 이외로 쓰지 않는다는 문장도 필요합니다. 신용정보법과 개인정보 보호법의 원칙에 맞게 다루는 것이 기본이고, 업체가 불법적으로 입수한 자료는 애초에 받지 않습니다. 법 해석이 필요한 부분은 전문가와 상담해 보세요.

나주의 사건이 광주지방법원 관할로 이어질 가능성이 있는 의뢰라면, 법원 제출용으로 원본을 유지해야 하는 기간을 별도로 정해 두는 것도 방법입니다.

자료를 제3자에게 넘길 일이 있는지도 문장으로 확인하십시오. 업무상 협력 업체나 외부 저장소를 쓴다면 그 사실과 목적, 범위를 적어 두는 것이 원칙입니다. 의뢰인이 모르는 곳에 자료가 가는 일은 없어야 하므로, 이를 막는 조항을 계약서에 넣는 것을 권해 드립니다.

계약 종료 뒤에 새로운 분쟁이 생겨 자료를 다시 쓰고 싶어지는 경우를 대비해, 재전달을 요청할 수 있는 기간과 방법도 적어 두시면 좋습니다. 기간이 지난 뒤에는 요청이 어렵다는 점도 미리 알고 계시면 대비하기 편합니다.

04종료 시점에는 어떤 확인을 받아야 하나요?

일이 끝날 때 전달된 자료의 목록과 보관·폐기 계획을 다시 한 번 서면이나 문자로 확인받으십시오. 계획대로 폐기가 이루어지면 완료 사실을 알려 달라고 요청해 두면 좋습니다. 이 기록은 훗날 개인정보 문제가 생겼을 때 의뢰인을 지켜 주는 자료이기도 합니다.

결과 자체는 장담할 수 없지만 자료를 다루는 방식은 약속한 대로 지키는 것이 저희의 일입니다. 보관 기간 도중 궁금한 점이 생기면 언제든 문의해 주세요.

폐기를 마쳤다는 통지를 받은 뒤에도 필요하시면 폐기 방법의 설명을 요청할 수 있습니다. 파일을 휴지통에 옮기는 것과 복구가 어렵게 지우는 것은 다르기 때문입니다. 설명을 들으시고 만족스럽지 않으면 방법을 보완해 달라고 요청하세요.

폐기 확인서를 받을 때는 폐기한 자료의 종류와 폐기한 날짜가 함께 적혀 있는지 확인하십시오. 날짜가 없으면 언제 지워졌는지 알 수 없어 확인서의 가치가 크게 줄어듭니다.