김해흥신소·김해탐정사무소 같은 거래처의 다른 계약 자료가 섞여 있으면 어떻게 가르나요?

01서류가 섞이는 건 어떤 이유 때문일까요?

같은 거래처와는 같은 양식을 계속 쓰게 됩니다. 담당자 이름도 서명도 비슷하고, 품목 이름까지 겹치면 어느 계약의 서류인지 눈으로는 구분하기 어렵습니다. 날짜가 가까운 두 건이 이어서 진행되었다면 더욱 그렇습니다.

메일이나 메신저로 받은 자료는 더 뒤섞이기 쉽습니다. 한 대화방에 여러 계약 이야기가 번갈아 올라오고, 첨부 파일 이름은 ‘최종’, ‘최종수정’, ‘진짜최종’ 같은 식으로 남아 있습니다. 이런 상태에서는 어떤 파일이 어느 계약의 마지막 버전인지 알기 어렵습니다.

김해에서 상담하시는 분들 중에는 거래가 몇 년 이어져 서류 더미가 두꺼워진 경우가 많습니다. 이 경우 처음부터 모든 서류를 정리하려 하지 말고, 이번에 확인하려는 계약 한 건에서 출발해 거꾸로 관련 서류를 찾아가는 방식이 훨씬 수월합니다.

한 가지 요령을 더 드리자면, 서류를 가르다 지치면 그날은 거기서 멈추셔도 됩니다. 급하게 처리하다 서류를 잘못 섞으면 처음보다 더 어지러워지기 때문입니다. 완벽하게 정리된 상태로 오시지 않아도 괜찮으며, 가르는 기준 다섯 가지만 지켜서 대략의 묶음이 되어 있으면 상담에서 함께 마무리할 수 있습니다.

02계약별로 자료를 가르는 순서는 어떻게 되나요?

가르는 기준은 다섯 가지면 충분합니다. 계약서의 이름이나 번호, 계약 기간, 대상 품목이나 업무, 금액, 서명한 사람입니다. 서류마다 이 다섯 가지를 적어 보면 같은 거래처라도 서로 다른 계약이 드러납니다. 다섯 가지 중 둘 이상이 겹치는 서류는 같은 계약일 가능성이 높습니다.

분류가 끝나면 계약별로 묶음을 만들고, 묶음 이름에 날짜와 대상 품목을 넣습니다. 한 묶음에 속하는지 애매한 서류는 따로 ‘보류함’에 넣어 둡니다. 억지로 한쪽에 넣어 버리면 나중에 잘못된 근거가 되기 때문입니다. 보류함의 서류는 상담에서 함께 판단합니다.

마지막으로 이번 의뢰에 쓸 묶음과 참고만 할 묶음을 구분합니다. 다른 계약이라도 거래의 맥락을 이해하는 데 도움이 되는 자료는 있기 마련이지만, 의뢰 범위에 넣으면 확인할 일이 늘어나 비용도 커집니다. 참고 자료는 설명용으로만 사용하는 것이 효율적입니다.

묶음에 이름을 붙일 때는 의뢰인만 아는 약어를 피하십시오. 몇 달 뒤 다시 보거나 다른 사람이 볼 때 무엇인지 알 수 있어야 합니다. 예를 들어 ‘A건’ 대신 ‘봄철 납품 계약, 금액 확정본’처럼 적어 두면 훨씬 오래 쓸 수 있습니다. 파일을 옮기거나 이름을 바꿀 때는 원본은 그대로 두고 사본에만 작업하십시오.

03의뢰 범위는 서면에 어떻게 적으면 좋을까요?

업무 확인서에 대상 계약을 번호와 기간으로 특정해 적습니다. 예를 들어 ‘몇 월에 체결된 어느 품목의 공급 계약 한 건’처럼 쓰고, 같은 거래처의 다른 계약은 대상이 아니라고 명시합니다. 이렇게 하면 의뢰인도 저희도 어디까지가 업무인지 같은 그림을 보게 됩니다.

참고 자료로 받은 다른 계약 서류는 어떻게 다룰지도 정합니다. 목적 밖으로 쓰지 않고 업무가 끝나면 돌려드리거나 폐기한다는 약속입니다. 다른 계약에 개인정보가 들어 있다면 그 부분은 가리거나 받지 않는 것이 원칙입니다.

또한 거래처 내부 문서라고 생각되는 자료가 어떤 경로로 의뢰인 손에 들어왔는지도 확인합니다. 정당하게 받은 서류가 아니라면 업무에 쓰지 않고, 출처가 불분명한 자료는 상담 단계에서 따로 분류해 사용 여부를 의논합니다. 이 확인은 의뢰인을 보호하기 위한 절차입니다.

04정리 결과는 어떤 형태로 설명받나요?

계약별 묶음 목록과 함께, 각 묶음의 근거 서류가 무엇인지 설명받으십시오. 보고서에 사실을 적을 때는 어느 서류에서 나온 내용인지 출처가 붙어 있어야 합니다. 출처가 없는 문장은 나중에 거래처가 반박할 때 지켜 내기 어렵습니다.

보류함에 남은 서류가 있다면 그것이 최종적으로 어느 쪽에 속하는지, 판단할 수 없다면 그 이유가 무엇인지도 알려 달라고 하십시오. 결과를 장담하기보다 확인된 부분과 확인되지 않은 부분을 정직하게 나누어 전달받는 것이 이후 분쟁이나 협상에 훨씬 유용합니다. 필요하면 계약별 묶음 목록을 표로 만들어 드려 다음 상담에서 그대로 쓰실 수 있도록 하겠습니다.