거래 상대 회사, 어디까지 확인할 수 있나요?

기업 관련 확인은 무엇부터 시작하나요?

의뢰하시는 분의 권한과 손에 쥐고 있는 문서를 먼저 확인합니다.

같은 질문이라도 대표이사가 회사 이름으로 맡기는 경우와 영업 담당자가 개인적으로 궁금해하는 경우는 다룰 수 있는 범위가 다릅니다. 그래서 첫 상담에서는 의뢰하시는 분이 회사에서 어떤 위치인지, 확인하려는 거래가 어떤 계약에 근거하는지부터 여쭙니다.

가지고 계신 문서가 많을수록 조사 방향이 좁아집니다. 계약서, 견적서, 세금계산서, 거래 명세, 담당자와 주고받은 메일 같은 자료가 있으면 어느 부분이 사실과 다른지 대조하기 쉽습니다. 문서가 전혀 없다면 그 사정을 듣고, 먼저 확보할 수 있는 자료부터 안내해 드립니다.

또 하나 중요한 것은 목적입니다. 새 거래를 시작하기 전 점검인지, 이미 대금을 떼일 것 같은 상황인지, 내부 직원이 의심되는 상황인지에 따라 필요한 확인 항목이 완전히 달라집니다.

마지막으로 의뢰 주체를 정리합니다. 회사 명의로 맡기시면 계약 당사자가 분명해 보고서를 회사 내부 결재나 이사회 자료로 쓰기 좋고, 개인 명의로 맡기시면 개인이 정당하게 알 수 있는 범위로 확인 항목이 줄어듭니다.

공개된 정보로는 어디까지 볼 수 있나요?

법인의 기본 현황과 사업자의 영업 상태처럼 누구에게나 열려 있는 정보까지입니다.

법인의 상호, 본점 소재지, 대표자, 설립과 변경 이력은 대법원 인터넷등기소에서 등기사항증명서로 확인할 수 있습니다. 사업자등록번호가 있으면 국세청 홈택스에서 계속 영업 중인지, 휴업이나 폐업 상태인지도 조회됩니다. 저희는 이 공개 자료를 정확하게 읽고 거래 내용과 맞춰 보는 일을 합니다.

다만 공개 정보가 곧 회사의 신용이나 자금 사정을 말해 주지는 않습니다. 등기가 깨끗해도 대금을 늦게 주는 회사가 있고, 본점이 자주 바뀌어도 성실하게 거래하는 회사가 있습니다. 그래서 보고서에는 확인된 사실과 거기서 짐작되는 내용을 구분해서 적습니다.

예를 들어 사업자 상태 조회에서 '계속사업자'로 나온다고 해서 지금 정상적으로 영업 중이라고 단정할 수는 없습니다. 조회 시점의 세무상 등록 상태일 뿐이라서, 저희는 조회 일자를 함께 적고 필요하면 공개된 영업 장소의 현재 모습을 보태서 확인합니다.

처음 거래하는 회사는 어떤 순서로 점검하나요?

서류의 이름과 현장의 이름이 같은지부터 맞춰 보면 대부분의 어긋남이 먼저 드러납니다.

1. 명함과 계약서의 이름 맞추기명함, 계약서, 세금계산서에 적힌 상호와 사업자등록번호가 서로 같은지 봅니다. 글자 하나가 다른 유사 상호도 흔합니다.
2. 등기사항증명서 열람계약서의 대표자와 주소가 등기와 같은지, 최근에 대표자나 본점이 바뀌었는지 확인합니다.
3. 사업자 상태 조회휴업이나 폐업으로 되어 있는데 계약이 진행 중이라면 이유를 거래 상대에게 직접 물어보시도록 안내합니다.
4. 영업 장소 확인공개된 장소에서 간판, 출입 표시, 운영 흔적을 사진과 함께 기록합니다. 안으로 들어가거나 직원에게 신분을 속이는 일은 하지 않습니다.
5. 확인 결과 정리일치한 것, 어긋난 것, 확인하지 못한 것을 나눠 한 장으로 정리해 드립니다.

새 거래 상대를 점검할 때는 한꺼번에 많이 보려 하기보다 순서를 정해 한 칸씩 맞춰 가는 편이 정확합니다. 아래는 저희가 상담에서 자주 권해 드리는 흐름입니다.

회사 안쪽 문제가 의심되면 어떤 순서로 상담하나요?

조사부터 시작하지 않고 증거 보존, 범위 정리, 절차 선택의 순서로 갑니다.

거래처와의 이상한 수수료, 재고 불일치, 영업 정보 유출처럼 내부 문제가 의심될 때 가장 흔한 실수는 의심 가는 사람에게 먼저 따져 묻는 것입니다. 상대가 자료를 지우거나 말을 맞추면 이후 확인이 훨씬 어려워집니다.

저희는 먼저 의뢰인이 합법적으로 접근할 수 있는 회사 소유 자료가 무엇인지 정리합니다. 회사가 공식적으로 보관하는 결재 기록, 출입 기록, 거래 장부는 적법한 절차로 확보하면 되는 자료입니다. 반면 개인 메신저나 개인 이메일은 회사 것이라 해도 함부로 열 수 없습니다.

가능하면 의심이 시작된 시점과 금액, 관련 부서, 접근 권한을 가진 사람의 범위를 표로 적어 오시길 권합니다. 이 한 장만 있어도 상담 시간이 절반으로 줄고, 어느 자료부터 보존해야 하는지 바로 말씀드릴 수 있습니다.

그다음 사안의 무게를 함께 판단합니다. 징계로 마무리할 일인지, 민사상 손해배상을 준비할 일인지, 수사기관에 고소할 일인지에 따라 모아야 할 자료의 모양이 다릅니다. 법적 판단은 전문가와 상담해 보시도록 안내하고, 저희는 그 판단에 쓰일 사실 자료를 정리하는 쪽을 맡습니다.

저희가 하지 않는 일은 무엇인가요?

개인의 통신, 위치, 금융정보를 건드리는 일은 어떤 사정이 있어도 맡지 않습니다.

• 임직원의 휴대전화, 메신저, 개인 이메일 계정에 접속하거나 내용을 열어 보는 일
• 차량이나 소지품에 위치추적기를 달거나 휴대전화 위치를 몰래 확인하는 일
• 사무실 대화나 통화를 몰래 녹음하거나 도청하는 일
• 특정인의 계좌나 금융거래 내역을 알아내는 일
• 거래처 직원의 개인정보를 불법으로 사들이거나 빼내는 일
• 미수금을 대신 받아 주는 채권추심 행위

기업 사건에서는 '회사 일이니 괜찮다'는 생각이 사고로 이어지는 경우가 많습니다. 아래 항목은 회사와 관련된 일이라도 저희가 거절하는 일입니다.

조사 결과는 어떤 형태의 보고서로 받나요?

근거가 보이는 서면으로, 확인한 것과 확인하지 못한 것을 따로 적어 드립니다.

보고서는 읽는 사람이 바로 판단에 쓸 수 있도록 만듭니다. 첫 장에는 의뢰 목적과 결론 요약, 다음 장부터는 항목별 확인 내용과 근거 자료의 출처, 확인한 날짜를 적습니다. 사진이나 화면 자료는 촬영 일시와 장소를 함께 남깁니다. 분량은 보통 요약 한 장에 본문 몇 장 정도이며, 급하신 경우 요약을 먼저 드리고 나머지를 이어서 드리기도 합니다.

추측은 사실과 섞어 쓰지 않습니다. '등기상 본점이 올해 두 차례 바뀌었다'는 사실과 '자금 사정이 어렵다는 신호일 수 있다'는 해석을 문장부터 나눠 적고, 해석 쪽에는 근거가 약하다는 점을 밝힙니다. 결과를 장담하지 않는 것도 같은 이유입니다.

보고서를 소송이나 내부 징계 자료로 쓰실 계획이라면 미리 알려 주세요. 자료를 얻은 경위가 문제 되지 않도록 처음부터 적법한 방법만 쓰고, 원본과 사본의 관계도 정리해 둡니다.

상담 내용과 회사 정보는 어떻게 비밀이 지켜지나요?

상담 전 비밀유지 약속을 먼저 하고, 자료는 업무에 필요한 만큼만 받습니다.

회사 사정은 소문만 나도 거래에 영향을 줍니다. 그래서 구체적인 자료를 받기 전에 비밀유지에 관한 약속을 서면으로 정리하자고 먼저 말씀드립니다. 의뢰하신 사실 자체도 거래 상대나 직원에게 알리지 않습니다.

자료는 필요한 부분만 받습니다. 전체 장부를 통째로 주실 필요 없이, 의심되는 거래 구간만 발췌해 주셔도 됩니다. 업무가 끝나면 보관 기간과 폐기 방식을 정해 둔 대로 처리하고, 이 내용도 계약서에 적습니다.

마지막으로 하나 당부드립니다. 상담 전에 의심하는 상대의 이름을 주변에 퍼뜨리지 않으시길 권합니다. 같은 부서 동료에게 슬쩍 물어보는 일도 소문의 시작이 되기 쉽습니다. 확인되지 않은 의심이 퍼지면 명예훼손 문제로 되돌아올 수 있습니다.